Как происходит оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Согласно трудового законодательства РФ, каждому работодателю вменяется в обязанность внести соответствующую отметку в трудовую книжку каждого наемного работника, числящегося более пяти дней, при условии, что данное место трудоустройства является для него основным. Обязательным является оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем, использующим наемных работников на постоянной основе.

Индивидуальный предприниматель, ведущий деятельность с привлечением наемных работников должен иметь в своем штате должностную единицу, в обязанности которой входят ответственное хранение, заполнение трудовых книжек, также предусмотрена возможность приобретения бланков для открытия новых трудовых книжек. После дополнения статьи 66 ТК РФ, реальное оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем практически ничем не отличается от оформления ее работодателем, имеющего статус юридического лица, но могут возникнуть некоторое вопросы.

Заполнение трудовой книжки

В процессе оформления нового сотрудника заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем не представляет особой сложности. Здесь возможны два случая:

• работник предоставляет и отдает на ответственное хранение свою трудовую книжку, в которой делается соответствующая запись о вступлении в должность;
• у работника нет трудовой книжки по причине отсутствия трудового стажа, индивидуальный предприниматель предоставляет ему первое место работы. В таких случаях оформляется новая трудовая книжка, куда вносятся все общие данные, действительные на момент оформления (образование) и запись о вступлении в должность.

Сложнее ситуация, при которой требуется внести запись уже принятым и некоторое время числящимся работникам. Необходимо у такого работника испросить трудовую книжку и сделать соответствующую запись. Здесь также имеют места оба вышеуказанных случая. Для работника, которому предоставлено первое рабочее место открывается новая трудовая книжка, для имеющих ее — вносится очередная запись.

Но дополнительно возникает формальная проблема: запись приходится вносить задним числом. В любом случае необходимо, чтобы запись приема на работу точно соответствовала дате приема, зафиксированной в договоре.

При оформлении новой трудовой книжки необходимо указать точные сведения о работнике и полные данные работодателя, выдавшего документ: наименование, адрес. Дата оформления документа, и дата приема сотрудника в общем случае могут не совпадать.

Частым вопросом при оформлении трудовой книжки служит вопрос о необходимости указывать индивидуальным предпринимателем в числе реквизитов свой ИНН или регистрационный номер. По мнению юристов, эти данные не требуются в обязательном порядке от работодателей со статусом юридического лица. Следовательно, ИП может поступить таким же образом.

‘’Обратите внимание. Дата приема на работу в трудовой книжке должна точно соответствовать дате поступления на работу. Это объясняется тем, что трудовая книжка является основным документом для исчисления пенсионного и страхового стажа при расчете больничного листа, прочих социальных выплат. Проставив дату фактического заполнения вместо даты приема на работу, вы лишаете работника накопленного стажа.‘’

Проблемы, возникающие при оформлении

Основной трудностью при оформлении трудовой книжки является отказ работника предоставить ее работодателю. Нет проблем для работника, которому предоставляется первое рабочее место. Для них открывается новая книжка, проставляется дата оформления документа и дата принятия на рабочее место.

Но в некоторых случаях работник отказывается предоставить свою действительную трудовую книжку. Причины могут быть разными, самими частыми можно назвать ее утрату, некорректное увольнение с предыдущего места или совместительство. Во всех случаях на работодателя не возлагается ответственность за восстановление книжки и нет никакой необходимости заводить новую.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов рекомендуется составить акт в присутствии работника и за подписью свидетелей, удостоверяющий отказ работника в предоставлении своей трудовой книжки с указанием причин или без них. Основным документом, регламентирующим отношения, останется трудовой договор, трудовой кодекс позволяет это.

Если действующая трудовая книжка больше уже не имеет пустых строк, она дополняется вкладышем, который оформляет соответствующим образом уполномоченный работник по кадрам.

При увольнении работника вносится запись об этом событии с указанием точной даты последнего дня работы и причины (окончание или расторжение контракта, по собственному желанию или иное).